Verslo valdymo sistema: gatavą pirkti ar savo kurti?
Dažniausia kliūtis yra ne sistemos trūkumas, o tai, kad turimos sistemos nesikalba tarpusavyje. Nuo to priklauso ir atsakymas, ką pirkti.
Kas yra ERP sistema?
ERP (angl. enterprise resource planning) yra programa, kurioje su bendrais duomenimis suvedami įmonės ištekliai ir vykdymas: pirkimai, atsargos, gamyba, užsakymai ir finansai. Svarbiausia joje ne modulių skaičius, o tai, kad prekė, klientas ir sąskaita visur reiškia tą patį įrašą. Todėl nauda pasirodo tada, kai tuos pačius duomenis šiandien vedate į kelias skirtingas vietas, o jei tokios problemos nėra, nauda lieka teorinė.
Kuo CRM skiriasi nuo ERP?
CRM (angl. customer relationship management) tvarko santykį su klientu — kontaktus, pasiūlymus, pardavimo etapus, o vėliau ir aptarnavimą, garantijas bei atnaujinimus. ERP tvarko išteklius ir vykdymą: pirkimus, atsargas, gamybą, sąskaitas. Perdavimas tarp jų vyksta ties patvirtintu užsakymu — pasiūlymas virsta pardavimo užsakymu ir toliau gyvena ERP. Griežtos ribos nėra: dauguma ERP paketų turi savo CRM modulį, todėl pirmas klausimas yra ne „kurią pirkti“, o kurioje sistemoje gyvena kliento kortelė.
Kodėl klausimas „ERP ar CRM“ dažniausiai neteisingas
Tipinė padėtis atrodo taip: pardavimai gyvena viename įrankyje, sandėlis kitame, apskaita trečiame, o tarp jų dirba žmogus, kuris kas rytą perkelia duomenis ranka. Nusipirkus dar vieną sistemą, tas žmogus lieka — tik dabar jis perkelia duomenis į keturias vietas.
Todėl sprendimas prasideda ne nuo tiekėjų palyginimo lentelės, o nuo klausimo, kur nutrūksta duomenų kelias. Kartais atsakymas yra „nusipirkite ERP“. Dažnai atsakymas yra „sujunkite tai, ką jau turite“, ir tai kainuoja mažiau už naują diegimą.
Keturi klausimai, kurie nulemia sprendimą
Kiek kartų per dieną tie patys duomenys vedami antrą kartą?
Šį klausimą galima atsakyti nesiginčijant: suskaičiuokite. Jei užsakymas gyvena el. laiške, lentelėje ir apskaitos programoje, kliūtis yra jų nesujungimas.
Išvada: Jei toks perkėlimas kartojasi kasdien, pirmiausia spręskite integraciją — dar viena sistema šio darbo nesumažins.
Ar šis procesas standartinis, ar jis yra Jūsų pranašumas?
Apskaita, atlyginimai ir PVM vienodi visiems, tad išsiskirti ten neįmanoma. Bet jei kainodara, gamybos eiliškumas ar aptarnavimo logika pas Jus veikia kitaip nei pas konkurentus, gatava sistema tą skirtumą lygina.
Išvada: Standartinį procesą pirkite; tą, kuris Jus išskiria, verta valdyti patiems.
Nuo ko auga licencijos mokestis?
Jei mokestis skaičiuojamas nuo naudotojų skaičiaus, jis auga tada, kai samdote, o ne tada, kai uždirbate. Suskaičiuokite jį pagal savo augimo planą, ne pagal šiandienos komandą.
Išvada: Jei per augimo laikotarpį licencijos priartėja prie savos sistemos kainos, skaičiuokite abi puses iki galo: savoje pusėje prie sukūrimo prisideda palaikymas, priežiūra ir infrastruktūra, o tai nuolatinė eilutė, ne vienkartinė.
Kas nutinka duomenims, jei santykiai su tiekėju baigsis?
Gatavoje sistemoje klausimas skamba taip: kokiu formatu duomenys eksportuojami, kiek tai kainuoja ir kiek trunka. Savoje jis skamba kitaip, bet yra toks pat svarbus: ar kodas, dokumentacija ir prieigos priklauso Jums, ar tik tol, kol dirbate su ta pačia komanda.
Išvada: Atsakymas turi būti sutartyje abiem atvejais. Sistema, iš kurios išeiti brangu, riboja Jus abiem atvejais.
Rinktis gatavą verslo valdymo sistemą ar kurti savo?
Gatavą verslo valdymo sistemą rinkitės ten, kur procesą reglamentuoja ne Jūs — apskaitoje, atlyginimuose, mokesčių teikime. Savo kurkite ten, kur procesas skiriasi nuo standarto ir tas skirtumas yra Jūsų pranašumas, arba kai tikrasis darbas vyksta tarp sistemų. Praktikoje dažniausiai laimi derinys: gatavas branduolys plius savas sluoksnis ties užsakymo keliu, kainodara, aptarnavimo logika ar kliento savitarna.
Kur gatava sistema laimi
Ten, kur taisykles rašo ne Jūs. Lietuvoje tai visų pirma apskaita ir mokesčių teikimas: duomenų teikimas VMI i.MAS sistemai, sąskaitų registrai, e. sąskaitos ir Peppol tinklas. Prie to prisideda statistinės prievolės, pavyzdžiui, Intrastat ataskaitos muitinei. Šios taisyklės keičiasi kartu su teisės aktais, ir kažkas turi tuos pakeitimus sekti bei laiku įdiegti. Pirkdami gatavą apskaitos programą, perkate būtent šią priežiūrą.
Rinkoje tam yra ir vietinių sprendimų, pritaikytų LT reikalavimams, ir tarptautinių paketų. Jei procesas pas Jus vyksta taip pat kaip pas visus, sava versija bus brangesnis kelias į tą patį rezultatą. Tai sakome ir tiems, kurie ateina pas mus užsisakyti sistemos.
Kada gatava sistema pradeda trukdyti
Pirmas ženklas — komanda pradeda dirbti šalia sistemos. Atsiranda lentelė, kurioje „viskas iš tikrųjų“, arba pokalbių grupė, kurioje priimami sprendimai. Tai reiškia, kad programa modeliuoja kitokį procesą, nei vyksta pas Jus, o skirtumą darbuotojai užpildo savo laiku.
Antras ženklas — kiekvienas pakeitimas virsta tiekėjo projektu. Čia svarbu skirti du dalykus: konfigūravimą ir branduolio modifikavimą. Konfigūruoti standartinį produktą arba statyti ant jo plėtinių platformos gerokai saugiau. Perrašinėti patį branduolį — ne: tiekėjo atnaujinimai tokius pakeitimus verčia perdaryti, ir tai klasikinė ERP projektų nesėkmės priežastis.
Nė vienas ženklas atskirai dar nereiškia, kad reikia savos sistemos. Bet visi kartu paprastai reiškia, kad mokate dukart: už licenciją ir už tai, kad ją apeitumėte.
Derinys, kuris realiai veikia
Sprendimas, kurį matome dažniausiai, nėra nė vienas kraštutinumas. Apskaita lieka apskaitos programoje, dokumentai — ten, kur jie jau yra. Savas sluoksnis daromas ties Jūsų procesu: užsakymo keliu, kainodara, aptarnavimo logika, kliento savitarna.
Tokia architektūra turi vieną būtiną sąlygą, kurios pasiūlymuose dažnai nebūna: gatava sistema turi turėti dokumentuotą sąsają. Pasitikrinkite, ar ji apskritai yra, ar įeina į licenciją, ar tai naktiniai failų mainai. Nuo atsakymo priklauso, ar hibridas apskritai įmanomas.
Antra dažnai praleidžiama eilutė — duomenų perkėlimas iš senų sistemų. Praktikoje jis kartu su duomenų valymu suvalgo didelę projekto dalį, nes senuose duomenyse būna dublikatų, tuščių laukų ir įrašų, kurių niekas nebeatpažįsta. Į sąmatą tai turi patekti kaip atskira eilutė, ne kaip prielaida.
Ko nepadarys nė vienas kelias
Nesutvarkyto proceso sistema nesutvarko. Jei šiandien niekas nesutaria, kas patvirtina nuolaidą arba kada užsakymas laikomas priimtu, tai kartosis ir naujoje programoje — tik dabar bus įrašyta kode. Todėl prieš renkantis kelią verta susitarti dėl paties proceso.
Kainos intervalai ir juos lemiantys veiksniai — atskiruose giduose: vidinė sistema, CRM sistema ir klientų portalas.
Kaip vyksta pats darbas ir kodėl ne kiekvieną projektą priimame — straipsnyje programų kūrimas pagal užsakymą.
Dažni klausimai
Nežinote, kuris kelias Jūsų atvejui?
Pirmas pokalbis nemokamas ir trunka 30 minučių. Jei atsakymas bus „pirkite gatavą“, tai ir pasakysime.
Kaip vyksta pirmas pokalbis →